Ab dem Sommer 2015 wird an der Annedore-Leber-Oberschule der neue Beruf „Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement“ ausgebildet. Dieser Beruf löst die drei bisherigen Berufe
3 Jahre beträgt die Ausbildungsdauer des neuen Berufes „Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement“.
Die IHK Berlin beschreibt den Beruf wie folgt: „Kaufleute für Büromanagement organisieren und bearbeiten bürowirtschaftliche Aufgaben. Sie erledigen den internen und externen Schriftverkehr, entwerfen Präsentationen, beschaffen Büromaterial, planen und überwachen Termine, bereiten Sitzungen vor und organisieren Dienstreisen. Sie unterstützen die Personaleinsatzplanung, bestellen Material und kaufen externe Dienstleistungen ein. Sie betreuen Kunden, wirken an der Auftragsabwicklung mit, schreiben Rechnungen und überwachen den Zahlungseingang. Kaufleute im Büromanagement übernehmen gegebenenfalls ebenfalls Aufgaben in Marketing und Vertrieb, in der Öffentlichkeitsarbeit und im Veranstaltungsmanagement sowie in der Personal- und Lagerwirtschaft.“¹
Neben einer breiten Basis an kaufmännischen Qualifikationen werden von den Maßnahmeträgern der beruflichen Rehabilitation in der zweiten Ausbildungshälfte differenzierte Schwerpunkte vermittelt. Dafür werden zu Beginn der Ausbildung (entsprechend des Leistungsprofils der Maßnahmeträger) zwei der folgenden zehn Wahlqualifikationen ausgewählt:
Die Abschlussprüfung besteht aus zwei Teilen, die in der Mitte und am Ende der Ausbildung stattfinden.
Der Schulunterricht unterteilt sich in den berufsübergreifenden, allgemeinbildenden und den berufsbezogenen Bereich. Die berufsbezogenen Inhalte werden nicht mehr nach Fächern sondern nach Lernfeldern gegliedert. Die Lernfelder orientieren sich an betrieblichen Handlungsfeldern und beinhalten Lernsituationen, die die Schülerinnen und Schüler eigenverantwortlich bearbeiten sollen. Dabei erwerben sie Fach-, Sozial-, Methoden- und Selbstkompetenzen. Im Unterricht wird – wie auch an den anderen Berliner Oberstufenzentren – mit einem Modellunternehmen gearbeitet.
Lernfeld 01: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren
Sie sind Auszubildende der baerio GmbH. Sie erkunden dieses neue Unternehmen und dessen Umwelt und erarbeiten sich ein allgemeines Unternehmensmodell, das ihnen dabei hilft, auch andere Betriebe strukturiert aus betriebswirtschaftlicher Sicht zu erkunden und zu beschreiben.
Im Laufe des Lernfelds nutzen Sie diese exemplarischen Kenntnisse, um Ihren eigenen Ausbildungsbetrieb zu erkunden und zu präsentieren. In einzelnen Lernsituationen werden Sie ihre eigene Rolle und ihr eigenes Verhalten innerhalb der betrieblichen Rahmenbedingungen reflektieren.
Lernfeld 02: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren
Sie haben gerade Ihre Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement in der Bärio GmbH begonnen. Leider steht Ihnen noch kein eigener Arbeitsplatz zur Verfügung. Aufgrund der guten derzeitigen wirtschaftlichen Lage wurden zusätzlich noch weitere Mitarbeiter eingestellt, daher müssen die Büroräume erweitert werden.
Grundlegende Arbeitsprozesse wie die internen und externen Kommunikationsflüsse müssen schnellstmöglich angepasst werden. Die Umzugsmaßnahmen haben u. a. dazu geführt, dass Post nicht bearbeitet werden konnte… Meetings sind wichtig, um Probleme zu analysieren und Arbeitsabläufe zu optimieren.
Lernfeld 03: Aufträge bearbeiten
Zunächst verschaffen Sie sich anhand von Geschäftsbelegen einen Überblick über den gesamten Geschäftsprozess und erarbeiten sich betriebswirtschaftliche und rechtliche Grundlagen. Sie werden dann als Mitarbeiter(innen) des Modellunternehmens Aufträge bearbeiten. Dabei müssen Sie sowohl die Absicht der Kunden erfassen als auch in ihrer Rolle als Mitarbeiter(innen) agieren.
Lernfeld 04: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen
Während der Ausbildung sind Sie in der Abteilung Einkauf der baerio GmbH eingesetzt. Dabei werden sie mit der Beschaffung von bisher bekannten, aber auch neuen Produkten beauftragt. Sie planen die Beschaffungsvorgänge, lösen sie aus, überprüfen die Wareneingänge, treffen Entscheidungen zur sachgerechten Einlagerung und schließen die Vorgänge mit der Bezahlung ab. Sie prüfen bei auftretenden Vertragsstörungen ihre Rechte und entscheiden sich für eine kaufmännisch sinnvolle Lösung. Sie untersuchen und entscheiden sich bei den neu zu beschaffenden Produkten für geeignete Lagermöglichkeiten und schließen entsprechende Verträge ab.
Lernfeld 05: Kunden akquirieren und binden
Das Unternehmen, in welchem die SuS im Bereich Marketing und Absatz tätig sind, musste im letzten Jahr erhebliche Umsatzeinbußen verzeichnen. Die Bilanz, die nach dem ersten Quartal des neuen Geschäftsjahres gezogen wurde, zeigt, dass sich die Situation dramatisch verschlechtert hat. Nun sitzen die MitarbeiterInnen (in Vorbereitung auf die Unternehmensversammlung) aus den Bereichen Marketing und Absatz zusammen, um eine „Kehrtwende“ herbeizuführen.
Lernfeld 06: Werteströme erfassen und beurteilen
Sie erarbeiten sich ein Verständnis für das externe Rechnungswesen und seiner zentralen Instrumente Bilanz und GuV.
Die Geschäftsführung möchte nach einer durchgeführten Inventur nun einen Überblick über den derzeitigen Stand der Vermögens- und Kapitalsituation der baerio GmbH und dem bisherigen Erfolg haben. Der Leiter des Rechnungswesens, Herr Cuypers, will die Auszubildenden, die jetzt in seiner Abteilung ausgebildet werden, in einer Unterweisung in das Thema einführen, was die Geschäftsleitung von seiner Abteilung erwartet.
Lernfeld 07: Gesprächssituationen gestalten
Sie erkennen, dass professionelles Führen von Beratungs- und Verkaufsgesprächen ergänzend zu den Marketingaktivitäten des Unternehmens von herausragender Bedeutung für den Unternehmenserfolg ist. Sie erarbeiten sich grundsätzliche Gesprächsregeln (auch am Telefon) sowie Verhaltensweisen und wenden diese im Kontext eines Telefongesprächs und eines Verkaufsgesprächs, welches vor- und nachzubereiten ist, an. Die SuS lernen, ein Beratungsgespräch zielgerichtet und strukturiert zu führen. Dabei wenden sie Argumentationstechniken und Ich-Botschaften an und beachten in der Umsetzung die Erkenntnisse des Vier-Ohren-Modells.
Lernfeld 08: Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen
Sie erkennen, dass die optimale Mitarbeiterausstattung von Strukturmerkmalen des Unternehmens abhängt. Sie nutzen dabei Statistiken und lernen, diese zu interpretieren sowie Handlungsempfehlungen für die konkrete Mitarbeiterbedarfsplanung daraus abzuleiten. Sie erkennen eine dauerhafte Überlastung der Mitarbeiter(innen) durch Überstunden als Indikator für eine externe Personalbeschaffung (Gesundheitsförderung, betriebswirtschaftlicher Vorteil). Die SuS können ihre Empfehlungen Vorgesetzten gegenüber präsentieren und vertreten.
Lernfeld 09: Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten
Sie sind zum jetzigen Ausbildungsabschnitt in der Stabsstelle Finanzen und Controlling eingesetzt. Nachdem sie z. B. im Einkauf, im Verkauf, im Personalwesen und im PR/Marketing finanziellen Aspekten begegnet waren, lernen sie nun, dass alles wirtschaftliche Handeln in den vorangegangenen Lernfeldern nur möglich war, weil die ständige Zahlungsbereitschaft des Unternehmens gewährleistet war. Darüber hinaus werden hier nachträglich die in den vorangegangenen Lernfeldern getroffenen Finanzierungsentscheidungen begründet.
Lernfeld 10: Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern
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Lernfeld 11: Geschäftsprozesse darstellen und optimieren
Im Lernfeld 11 sollen der Ein- und Verkaufsprozess der baerio GmbH durch eine Abteilung/Stelle Disposition im Bereich Büromöbel besser koordiniert werden.
Lernfeld 12: Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren
Sie erkennen sinnvolle Anlässe von Veranstaltungen und Geschäftsreisen in Bezug zum Zielsystem eines Unternehmens. Sie erkennen, dass neben allgemeinen kaufmännischen und pragmatischen Gesichtspunkten auch betriebsinterne Richtlinien für Geschäftsreisen und Veranstaltungen zu beachten sind.
An Ihrem ersten Arbeitstag im Sekretariat der Geschäftsleitung sind Sie erstaunt über die Vielzahl der unterschiedlichen Tätigkeiten. Aktuell muss Frau Voßkuhle von Berlin nach München reisen. Sie präferiert das Flugzeug als Verkehrsmittel, um am gleichen Tag zurück reisen zu können. Herr Sasse schlägt jedoch vor aus ökonomischen Gründen die Bahn zu nehmen.
Lernfeld 13: Ein Projekt planen und durchführen
Sie erarbeiten sich aus dem Szenario Merkmale eines Projektes . So grenzen Sie Projekte deutlich von Routinetätigkeiten/Geschäftsprozessen ab. Sie überprüfen, zu welcher Projektart das aktuelle Projekt gehört. Dabei erkennen sie, dass sowohl Voll- als auch Teilzeitprojekte Auswirkungen auf die Personaleinsatzplanung haben. Sie wägen diesen Nachteil der Personalbindung mit dem zukünftig erwarteten Vorteil ab. Die Verbesserung der Arbeitssituation der Beschäftigten ist mittelbar auch mit der Aussicht auf eine langfristige Steigerung des Wertschöpfungsbeitrags verknüpft. Sie formulieren das Projektziel (SMART) und analysieren die Zielkomponenten, deren Auswirkungen zueinander sowie die Zielfunktionen.
